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UFPA avança na implantação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE-UFPA)

  • Publicado: Sexta, 09 de Abril de 2021, 17h27

PAE portal

A Universidade Federal do Pará (UFPA) está em fase de implantação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE-UFPA), com o objetivo de que todos os processos e documentos produzidos pela Universidade passem a ser registrados e tramitados em formato digital, por meio da Mesa Virtual do Sistema Informatizado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). O Processo Administrativo Eletrônico é uma das iniciativas da UFPA na modernização da sua gestão administrativa, que está regulada pela Portaria n. 1405/2020.

Segundo explica Cristian Mayko, um dos servidores do Arquivo Central da Universidade, integrante da Comissão de Implantação do PAE: “No contexto institucional, a implantação do Processo Administrativo Eletrônico se torna um elemento-chave na construção de uma Universidade mais moderna e eficiente, permitindo que os documentos e processos tramitem de forma ágil entre as diversas unidades administrativas, acadêmicas e os campi da UFPA”, afirma Cristian.

Desta forma, o PAE contribui para a redução no tempo de tramitação, a análise e as decisões dos processos administrativos. “Considerando a distância e a dificuldade de acesso de alguns campi, como Altamira e Breves, o tempo que deixamos de desperdiçar com os deslocamentos de processos físicos, via malote, é enorme. O que chegava a durar, em média, 10 a 15 dias, com o processo eletrônico, se dá instantaneamente”, continua o servidor.

“Nós pegamos alguns parâmetros de processos que já foram implantados de formato eletrônico e notamos uma redução expressiva no tempo de tramitação de alguns deles, a exemplo, o processo de progressão funcional docente por interstício que, fisicamente, tinha um tempo médio de tramitação de 62 dias desde o seu cadastramento até sua finalização. No formato eletrônico, o tempo médio de tramitação desse tipo de processo reduziu para 28 dias, ou seja, uma diminuição de 55% no tempo de tramitação”, explica.

Eficiência e economia - Outro ponto importante a ser considerado é a diminuição nos custos financeiros da Universidade, com a materialização dos processos físicos. A Comissão de Implantação do PAE calculou, por exemplo, os custos de garras plásticas, folhas de papel A4, capas de processo, tôneres e de hora-trabalho dos servidores do Protocolo Geral para formalizarem os processos físicos, o que resultou em uma economia média anual de aproximadamente R$ 48 mil reais com os custos dos tipos de processos que já estão tramitando eletronicamente.

Destaca-se, ainda, que os ganhos com o PAE não são exclusivos para a comunidade acadêmica da UFPA. A sociedade geral também ganha com a transparência e a publicidade dos atos administrativos, assim como com a maior agilidade dos processos.

Migração - A migração do sistema tradicional para o PAE iniciou-se em julho de 2020 e está sendo coordenada pela Comissão de Implantação do PAE-UFPA, instituída pela Portaria n. 127/2021. No primeiro momento, para trabalhar com processo piloto, a comissão solicitou a indicação de processos que seriam prioridades para as unidades da administração superior, considerando os impactos na diminuição de custos e na celeridade de processos.

Agora, a comissão tem trabalhado para inserir mais servidores no processo de implantação, visando potencializar a quantidade de processos eletrônicos. “É importante considerar que a transformação de processos não é uma tarefa fácil, uma vez que a gente lida com dados pessoais e sensíveis que devem ser adequadamente tratados, respeitando legislações específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), a Lei 12.527/2011, que regula o acesso às informações públicas, entre outros dispositivos normativos que visam garantir a segurança das informações que são produzidas no nosso cotidiano administrativo. Diante disso, é necessário que os servidores envolvidos nessa introdução estejam qualificados e capacitados para auxiliar a implantação do PAE identificando esses pontos críticos que devem ser observados, a exemplo de classificação de documentos e processos restritos e sigilosos”, considera Cristian Mayko. Confira as orientações sobre a classificação de documentos e processos, aqui.

Como contribuir - A implantação do Processo Administrativo Eletrônico permite maior autonomia às unidades acadêmicas, administrativas e aos servidores no cadastramento de processos e documentos, sendo necessário apenas que seja efetuado o login para acesso ao sistema. As credenciais de acesso ao Sipac são as mesmas já utilizadas pelos servidores para acessarem outros sistemas da Instituição, como Sigaa, SIGRH, Sagitta.

As unidades e os dirigentes podem contribuir para a implantação do processo eletrônico não só encaminhando feedbacks acerca do trabalho que tem sido desenvolvido pela comissão, mas também já se preparando para uma realidade 100% eletrônica, revisando seus fluxos de trabalho e tramitando seus ofícios e outros documentos avulsos por meio do próprio sistema, estimulando e aprimorando o conhecimento sobre os procedimentos possíveis de serem realizados pela Mesa Virtual do Sipac.

Para auxiliar neste processo de transição, a comissão, em parceria com o Capacit/Progep, está atualizando o curso ofertado sobre o PAE/UFPA, em 2020, para promover novas turmas de capacitação a partir de maio deste ano. Segundo o servidor responsável, a atualização se faz necessária tendo em vista algumas mudanças de procedimentos que foram feitas ao longo destes meses, “a exemplo do cadastramento de processos eletrônicos, que antes era solicitado pelo sistema Sagitta ao Protocolo Geral e agora passa a ser cadastrado diretamente na Mesa Virtual do Sipac pelo próprio servidor interessado do processo”.

Como surgiu a iniciativa - A implantação do Processo Administrativo Eletrônico é uma obrigatoriedade para os órgãos do Poder Executivo, conforme o Decreto n. 8.539/2015, de 8 de outubro de 2015. Esta exigência visa alcançar melhores níveis de eficiência, eficácia, sustentabilidade e transparência da Administração Pública Federal, bem como promover maior facilidade de acesso dos cidadãos às instâncias administrativas.

A iniciativa para implantação do PAE na UFPA visando atender à legislação foi iniciada pela discussão entre representantes das unidades que atualmente compõem a Comissão de Implantação, sendo elas: Arquivo Central, CTIC, Progep, Proad, Proplan e Ascom.

O gerenciamento técnico do PAE UFPA é de responsabilidade conjunta entre o Arquivo Central e o Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação, tendo em vista o desenvolvimento da Gestão Arquivística sobre os documentos e processos eletrônicos, bem como a preservação e conservação desses documentos, em longo prazo, garantindo os níveis exigidos de confiabilidade e autenticidade das informações. 

Modernização - A consolidação desse projeto é uma das diretrizes da atual gestão, pois a modernização administrativa da Instituição é uma das metas para o alcance dos seus objetivos. É o que aponta o pró-reitor de Administração, Raimundo Almeida: “Com a mudança da tramitação de processos físicos para eletrônicos, a UFPA dá um salto na gestão, uma vez que passa a ter mais flexibilidade, agilidade, segurança e economicidade, com os seus processos. No momento, em virtude da pandemia, boa parte dos servidores da UFPA está trabalhando de forma híbrida (presencialmente e em trabalho remoto). O processo eletrônico tem contribuído significativamente com a continuidade das atividades na Instituição, já que possibilita que o servidor analise e dê andamento aos processos que tramitam de forma eletrônica, independentemente do local onde ele está desenvolvendo suas atividades”.

Consulte mais informações sobre o PAE/UFPA

Conheça os tipos de processos que já tramitam eletronicamente e seus respectivos tutoriais.

Texto: Assessoria de Comunicação Institucional da UFPA
Arte: Divulgação

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